Solution การ Backup ข้อมูล สำหรับองค์กร ผู้ใช้งานทั่วไป

Solution การ Backup ข้อมูล สำหรับองค์กร ผู้ใช้งานทั่วไป

การเก็บข้อมูล มันก็มีหลายรูปแบบ เก็บข้อมูลใน HDD เครื่องตัวเอง ,ถ้าเป็นระดับสำนักงานหรือองค์กร ก็มักจะมีการเก็บข้อมูลไว้บน Server หรือ NAS เพื่อให้พนักงานหลายคนสามารถใช้งานไฟล์ร่วมกัน มีการแชร์ไฟล์ มีการกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูล บางแห่งมีการจัดการที่ดี แต่บางแห่งก็ยังไม่มีการวางระบบป้องกันอย่างจริงจัง

แต่สิ่งที่สำคัญไม่แพ้การ "เก็บข้อมูล" ก็คือการ "Backup ข้อมูล"

เพราะไม่ว่าระบบจัดเก็บข้อมูลหลักของเราจะดีแค่ไหน ก็ยังมีโอกาสเกิดเหตุผิดปกติได้เสมอ เช่น

• HDD เสีย
• NAS หรือ Server มีปัญหา
• ไฟล์ถูกลบโดยไม่ตั้งใจ
• ถูก Virus หรือ Ransomware เข้ารหัสไฟล์
• อุปกรณ์ถูกขโมย
• ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือ ไฟกระชาก

เมื่อเกิดเหตุการณ์เหล่านี้ขึ้นมา สิ่งที่เสียหายไม่ใช่แค่อุปกรณ์ แต่คือ “ข้อมูล” ที่เราใช้งานอยู่ทุกวัน และบางครั้งข้อมูลเหล่านั้นอาจมีมูลค่ามหาศาล

เช่น

• เอกสารงานบริษัท
• ข้อมูลลูกค้า
• ไฟล์บัญชี
• รูปภาพงานสำคัญ
• ไฟล์ออกแบบ
• ฐานข้อมูลระบบต่าง ๆ

ความสำคัญของข้อมูล ให้ลองนึกถึงถ้าวันนี้  ข้อมูลเหล่านี้หายไป โดน Malware หรือเปิดใช้งานไม่ได้เลย

คำถามคือ...เราจะทำยังไงต่อ ความเสียหายที่เกิดขึ้น ต้องปรึกษาใคร จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ในการกู้คืนข้อมูลกลับมา

และถ้ากู้คืนไม่ได้ จะส่งผลกระทบกับงานมากขนาดไหน

ค่าความเสียหายมักไม่ได้จบแค่ค่าอุปกรณ์ แต่มันรวมถึงเวลาการทำงานที่หายไป งานที่ต้องเริ่มใหม่ ความน่าเชื่อถือขององค์กร และโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไปด้วย

ปัญหาเหล่านี้ เราสามารถป้องกันได้ระดับนึง ด้วยการ Backup ข้อมูลครับ

สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป รวมถึงร้านค้า สำนักงาน และองค์กร แนวทางการ Backup สามารถเริ่มได้ตั้งแต่แบบง่าย ค่าใช้จ่ายไม่สูง ไปจนถึงแบบที่เป็นระบบมากขึ้น

ทางร้านขอแนะนำ 3 รูปแบบหลักดังนี้ครับ

• Backup ลง External HDD
• Backup ขึ้น Cloud Drive / Cloud Backup
• Backup ลง NAS

1) Backup ลง External HDD

เป็นวิธีที่เริ่มต้นได้ง่ายที่สุดครับ เพียงนำข้อมูลจากคอมพิวเตอร์, Server หรือ NAS ไปสำรองไว้ใน External Harddisk อีกลูกหนึ่ง

ข้อดี

• ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นไม่สูง
• ซื้อมาแล้วใช้งานได้ทันที
• เหมาะสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป หรือสำนักงานขนาดเล็ก
• พกพาสะดวก
• ถ้าถอดเก็บแยกจากเครื่องหลัก จะช่วยลดความเสี่ยงจาก Virus หรือ Ransomware ได้ระดับหนึ่ง

ข้อเสีย

• ต้องอาศัยพนักงานคอยทำการ Backup และคอยตรวจสอบเอง
• ถ้าเสียบ External HDD ค้างไว้ตลอดเวลา ถ้าเครื่องหลักโดน Malware หรือ Ransomware ตัว External HDD ก็อาจโดนเข้ารหัสไปด้วย
• อุปกรณ์ Harddisk มีโอกาสเสียหาย, ตกหล่น หรือ สูญหายได้
• ไม่เหมาะกับการ Backup แบบที่มีหลายคนใช้งานร่วมกันตลอดเวลา ต้องคอยหาเวลาช่วงที่ไม่มีใครใช้งานไฟล์
• การเก็บหลายเวอร์ชันย้อนหลังทำได้ไม่สะดวกเท่าระบบ Backup โดยตรง

เหมาะกับใคร

• ผู้ใช้งานตามบ้าน, Home Use
• ร้านค้า
• สำนักงานขนาดเล็ก
• ผู้ที่ต้องการเริ่มต้นทำ Backup แบบประหยัดก่อน

2) Backup ขึ้น Cloud Drive / Cloud Backup

เป็นการส่งข้อมูลไปเก็บไว้อีกที่หนึ่งผ่าน Internet เช่น Cloud Storage หรือ Cloud Backup Service

ข้อดีสำคัญของวิธีนี้คือ ข้อมูลจะถูกเก็บไว้นอกสถานที่ (Off-site) ดังนั้นถ้าเกิดเหตุที่สำนักงาน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรืออุปกรณ์เสียหายหนัก ก็ยังมีข้อมูลอีกชุดหนึ่งเก็บอยู่บน Cloud

ข้อดี

• ข้อมูลอยู่นอกสถานที่ ลดความเสี่ยงกรณีเกิดเหตุที่หน้างาน
• เข้าถึงข้อมูลได้จากหลายที่
• ไม่ต้องดูแลอุปกรณ์จัดเก็บเอง
• สามารถตั้ง Schedule Backup อัตโนมัติได้
• บางบริการรองรับการเก็บไฟล์หลายเวอร์ชันย้อนหลัง

ข้อเสีย

• มีค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปี ราคาขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูล
• ความเร็วในการ Backup และ Restore ขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ต
• ถ้าข้อมูลมีขนาดใหญ่มาก อาจใช้เวลา Upload Cloud หรือกู้คืนกลับมานาน
• ต้องเลือกบริการที่มีความน่าเชื่อถือ และต้องตั้งค่าความปลอดภัยให้เหมาะสม
• บางบริการเป็นลักษณะ Sync ข้อมูลมากกว่า Backup ถ้ามีการลบข้อมูล หรือ ข้อมูลเสียหายจากต้นทาง อาจจะ Sync ความเสียหายตามไปได้ หากไม่มีระบบ Version ที่ดี

เหมาะกับใคร

• ธุรกิจที่ต้องการเก็บข้อมูลไว้อีกสถานที่หนึ่ง
• องค์กรที่มีหลายสาขา
• ผู้ที่ต้องการระบบ Backup อัตโนมัติ
• ผู้ที่ไม่ต้องการดูแล Hardware Backup เองมากนัก

3) Backup ลง NAS

การใช้ NAS สำหรับงาน Backup เหมาะกับสำนักงานและองค์กรที่ต้องการระบบที่จริงจังขึ้น สามารถตั้งเวลา Schedule Backup อัตโนมัติ, กำหนดสิทธิผู้ใช้งาน, เก็บข้อมูลหลายเวอร์ชัน และ มี Option เลือกบันทึกไปยัง Cloud หรือ NAS อีกตัวได้

ในหลายกรณี NAS ไม่ได้มีหน้าที่แค่เก็บไฟล์ แต่ยังเป็นศูนย์กลางในการบริหารข้อมูลขององค์กรด้วย

ข้อดี

• เป็นระบบมากกว่า External HDD
• รองรับการตั้งเวลา Backup อัตโนมัติ (Schedule Backup)
• เหมาะกับการใช้งานหลายคนในองค์กร
• สามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลได้
• หลายรุ่นรองรับ Snapshot, Replication และฟังก์ชันเสริมเพื่อป้องกันความเสียหายของข้อมูล
• สามารถ Backup ไปยัง NAS อีกตัว หรือ Backup ขึ้น Cloud ได้

ข้อเสีย

• ค่าใช้จ่ายสูงกว่า External HDD
• ต้องมีการวางระบบและดูแลมากกว่า
• ถ้ามี NAS เพียงตัวเดียว และอยู่ในสถานที่เดียวกับข้อมูลหลัก ก็ยังมีความเสี่ยงจากไฟไหม้ น้ำท่วม ไฟกระชาก หรือการโจมตี
• NAS ไม่ใช่ Backup โดยอัตโนมัติ ถ้าใช้ NAS เก็บข้อมูลอย่างเดียว แต่ไม่มีการสำรองออกไปอีกชุด ก็ยังถือว่าเสี่ยงอยู่

เหมาะกับใคร

• สำนักงานที่มีการแชร์ไฟล์ร่วมกัน
• ธุรกิจที่ต้องการระบบ Backup อัตโนมัติ
• องค์กรที่ต้องการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
• ผู้ที่ต้องการขยายระบบในอนาคต

3-2-1 Backup Rule คืออะไร

ถ้าต้องการให้ระบบ Backup มีความปลอดภัยมากขึ้น แนวคิดที่นิยมใช้กันมากคือ 3-2-1 Backup Rule

หมายถึง

3 ชุดของข้อมูล

ต้องมีข้อมูลอย่างน้อย 3 ชุด แยกเป็น ข้อมูลต้นฉบับ 1 ชุด และ ข้อมูลสำรองอีก 2 ชุด

2 สื่อจัดเก็บที่ต่างกัน

เช่น เก็บบน NAS และเก็บบน External HDD หรือ เก็บบน Server และ Backup ขึ้น Cloud

1 ชุดอยู่นอกสถานที่

เช่น Backup ขึ้น Cloud หรือ Backup ไปยัง NAS อีกตัวที่อยู่อีกสาขาหนึ่ง

แนวคิดนี้ช่วยลดความเสี่ยงได้ดีมาก เพราะถ้าเกิดความเสียหายกับอุปกรณ์หรือสถานที่หลัก ก็ยังมีข้อมูลอีกชุดที่แยกออกไปจริง ๆ

ตัวอย่างการทำ 3-2-1 Backup ในการใช้งานจริง

แบบเริ่มต้นสำหรับร้านค้า / สำนักงานขนาดเล็ก

• ข้อมูลหลักอยู่บนคอมพิวเตอร์หรือ NAS
• Backup ลง External HDD
• Backup ขึ้น Cloud อีก 1 ชุด

แบบสำหรับองค์กร

• ข้อมูลหลักอยู่บน NAS หรือ Server
• Backup ไปยัง NAS อีกตัว
• Backup ขึ้น Cloud หรือไปยังสาขาอื่นอีก 1 ชุด

แบบนี้จะปลอดภัยกว่าการเก็บข้อมูลไว้เพียงที่เดียวมากครับ

สรุป

External HDD

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเริ่มต้นแบบประหยัด ใช้งานง่าย ลงทุนไม่สูง แต่ควรมีวินัยในการทำ Backup และควรถอดเก็บแยกจากเครื่องหลัก

Cloud Backup

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการให้ข้อมูลอยู่คนละสถานที่กับอุปกรณ์หลัก ช่วยลดความเสี่ยงจากเหตุการณ์รุนแรง เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือขโมย แต่มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง ค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูล  และความเร็วในการกู้คืนขึ้นอยู่กับอินเทอร์เน็ต

NAS Backup

เหมาะสำหรับสำนักงานและองค์กรที่ต้องการระบบที่เป็นระเบียบ ตั้งเวลาอัตโนมัติได้ และรองรับการขยายในอนาคต แต่ต้องลงทุนมากกว่า และควรออกแบบระบบร่วมกับการ Backup ออกนอกอุปกรณ์หรือออกนอกสถานที่ด้วย

บทความต่อไป จะเป็น Solution การใช้ NAS เพื่อทำการ Backup ข้อมูลครับ จะลงรายละเอียดด้านเทคนิคเล็กน้อยครับ