Solution งานระบบโทรศัพท์ IP-PBX ในสำนักงานขนาดเล็ก

Solution งานระบบตู้โทรศัพท์แบบ IP, ระบบ VOIP, ระบบ IP-PBX ในสำนักงานขนาดเล็ก

ระบบนี้เหมาะกับงาน

• ต้องการระบบโทรศัพท์ในสำนักงานขนาดเล็ก - กลาง
• ต้องการมีระบบ IVR เช่น กด 1 ฝ่ายขาย กด 2 Support และระบบ Open/Close Time Office
• ต้องการบันทึกเสียงสนทนา
• ต้องการรับสายผ่านมือถือเมื่ออยู่นอกออฟฟิศ

สำหรับงานระบบ VOIP ส่วนใหญ่ทางร้านจะทำการ Config ไว้ให้ทางลูกค้าก่อนส่งสินค้าครับ  และจะมีคู่มือภาษาไทยการใช้งานสำหรับงานสำนักงาน เพื่อให้ลูกค้าสะดวกในการติดตั้งเอง และประหยัดค่าใช้จ่าย

Solution ของทางที่ร้าน

ในร้านมีพนักงาน 7 คน เลือก IP-PBX ของ Yeastar S20  ครับ รองรับ 20 Extension

เบอร์โทรศัพท์ที่เป็นเบอร์ 02-102-4284 ใช้ได้มาจาก Package Internet 3BB รู้สึกจะเดือนละ 50 บาท หรือยังไงนี้แหล่ะครับ เนื่องจากผมไม่ทราบ SIP Account และไม่อยากวุ่นวายในการขอข้อมูล เลยเลือกเป็น Card O2  เพื่อแปลงจาก FXO Port ที่ ONU มาต่อเข้า Yeastar S20

Card O2 1 รองรับ FXO ได้ 2 Port

ในรูปเป็น IP-PBX Yeastar S550  ที่ทางร้าน Config ให้ลูกค้า ต่อ Card O2

เบอร์โทรศัพท์ที่ต่อเข้า IP-PBX ที่ร้านใช้ 2 เบอร์ โดยเบอร์แรกต่อเข้า 3BB และ อีกเบอร์จะต่อเข้า GSM-Gateway แต่ฝ่าย Sale, Support ก็มีเบอร์มือถือสำหรับติดต่อทุกคนนะครับ

Feature ต่างๆใน Yeastar

ค่อนข้างครบสำหรับงาน Office แต่ถ้ามีระบบ Call-Center ด้วย ก็จะมี App แยกต่างหากครับ

เบอร์ Extension แต่ละโต๊ะ รวมถึงติดตั้ง App Linkus เป็น Softphone ลงบน Smartphone

ระบบโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อ

เมื่อก่อนผมสมัคร Cat2Call ไว้ด้วย แต่ตอนหลังไม่ได้ใช้แล้ว

Inbound Route

เป็นการจัดการฝั่งโทรเข้า เมื่อมีลูกค้าโทรเข้ามา จะให้ระบบทำยังไงต่อ เช่น ตรงเข้า Extension เลย อาจจะเป็นเบอร์ที่เราตั้งไว้สำหรับ Operator หรือ ระบบ IVR มีเสียงตอบรับ สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ต้องการติดต่อฝ่ายขาย กด 1 ฝ่าย Support กด2 หากไม่ทราบกรุณากด 0 เพื่อติดต่อ Operator อะไรประมาณนี้ครับ

หรือกำหนดเวลา Office Time เช่น ถ้าเป็นวันหยุด ก็มีระบบตอบรับ แจ้งลูกค้าว่าเป็นวันหยุด

ระบบ IVR

ระบบตอบรับอัตโนมัติ

Outbound Route

ควบคุมการโทรออก กำหนดว่า Extension เบอร์ไหนโทรออกได้บ้าง กำหนด Dial Pattern เช่นต้องกด 9 ก่อนแล้วตามด้วยเบอร์ปลายทาง

Sytem Prompt

คำพูดต่างๆที่มาจากระบบ เช่น กำลังโอนสาย ของ Yeastar มีเสียงพูดภาษาไทยให้ Download

Auto Recoding

รองรับการบันทึกเสียง

Music On Hold

เสียงรอสาย

Feature Code

ระบบ IP-PBX สำคัญตรง Feature Code นี้แหล่ะครับ ช่วยให้การใช้โทรศัพท์ได้สะดวกขึ้น

ตัวอย่าง

Call Monitoring: การฟังการสนทนา

เป็นคนที่ 3 ฟังการสนทนาระหว่าง คนที่ 1 (เบอร์ Extension) กับ คนที่ 2 (ลูกค้าที่โทรเข้าม) พูดคุยกัน

Listen: คนที่ 3 ฟังอย่างเดียว คนที่ 1 กับคนที่ 2 จะไม่ได้ยินเสียงจากคนที่ 3 โดยที่ 3 จะเข้าไปฟังด้วยการกด *90 + Extension ของเบอร์คนที่ 1

Whisper: คนที่ 3 จะสามารถพูดคุยกับคนที่ 1 ได้ โดยที่ คนที่ 2 ไม่ได้ยินคนที่ 1 พูด เหมาะกับการให้คำแนะนำกับคนที่ 1 โดยการกด *91 + เบอร์ Extension คนที่ 1

Barge-In: คนที่ 3 สามารถเข้าร่วมสนทนากับคนที่ 1 และ คนที่ 2 ได้เลย กด *92 + Extension เบอร์คนที่ 1

การดึงสาย Call Pickup

Feature สำหรับดึงสายจากโทรศัท์เครื่องอื่นให้มาที่เครื่องเรา ในกรณีที่เครื่องนั้นไม่มีคนรับสาย หรือ ไม่สะดวกรับสาย

Extension Call Pickup

ต้องการดึงสายโดยระบุบเบอร์ที่จะดึงมาได้ เช่นมีคนโทรมาที่เบอร์  501 แต่เบอร์ 501 ไม่มีคนรับสาย เบอร์บนโต๊ะเราคือ 502 ให้ยกหู กด *04 ตามด้วยเบอร์ 501 จะสามารถดึงสายเพื่อมาคุยกับเราได้ และ สามารถดึงข้สายข้ามกลุ่มได้

Group Call Pickup

ต้องการดึงสายใน Pickup Group เดียวกัน เช่น ใน Group เรามีเบอร์ 502, 504 ,802 เมื่อมีสายดังที่ 502 และโทรศัพท์เราเบอร์ 802 ให้กด *4 เพื่อรับสายได้เลย

การโอนสาย Call Transfer

Attension Transfer (*3)

จะคุยกับเบอร์ที่จะโอนไปได้ก่อนโอน จากนั้นดึงสาย (**) กลับมาได้ ถ้าสายปลายทางไม่ว่างหรือไม่อยากคุยสาย *3 ใช้กับอุปกรณ์ที่ไม่มีปุ่น Transfer/XFER

Blind Transfer (*03)

จะเป็นการโอนทิ้ง ไม่สามารถดึงสายกลับมาได้ สายจะหลุดถ้าเบอร์ที่โอนไปสายไม่ว่างหรือไม่รับสาย

CDR and Recording

Report ข้อมูลการใช้โทรศัพท์

Softphone Linkus

ติดตั้งบน Smartphone สำหรับให้ Smartphone เป็นเบอร์ Extension อีกเบอร์นึง เพื่อเวลาเราอยู่ข้างก็สามารถโทรหากันฟรีได้เลยครับ

เดี๋ยวนี้เราการโทรฟรีด้วยการโทรผ่าน Line, Messenger แต่ปัญหาคือ เราไม่สามารถโทรไปยังเบอร์ 02 หรือ เบอร์มือถือด้วยกันได้ หรือช่วงเวลาที่ไปต่างประเทศ อาจจะสมัคร WIFI Calling (VoWiFi) นั้นหมายถึงต้องคอยดู Icon ที่โชว์ในมือถือ และมั่นใจว่าเชื่อมต่อ WIFI อยู่

อย่างแอดมินเคยทำบัตรเครดิตหายที่ต่างประเทศ มารู้ตัวตอนอยู่ที่ร้านอาหาร ก็แค่เปิด App Linkus กด 9 แล้วตามด้วยเบอร์โทรธนาคาร กดตาม IVR จนทำการอายัตบัตรได้

จากรูป ถ้าตัด 9 ให้ออกโทรศัพท์ 3BB ถ้ากด 7 ให้ออก GSM-Gateway ปกติถ้าผมโทรเข้า Office จะสะดวกใช้ Linkus มากกว่า

งานระบบ VOIP ส่วนใหญ่ทางร้านจะทำการ Config ให้เรียบร้อย ก่อนจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าครับ กรณีทางลูกค้าต้องการทีมติดตั้ง ทางเราก็มีทีมงานที่ชำนาญแนะนำครับ